Ablauf einer Übersetzung

Bei der geschäftlichen Korrespondenz von Unternehmen ist das Vertrauen in den Übersetzungsanbieter die Grundmaxime in der Zusammenarbeit.

Bei der geschäftlichen Korrespondenz von Unternehmen ist das Vertrauen in die Übersetzungsagentur, die Grundmaxime in der Zusammenarbeit. Wir, die Hamburger Übersetzungsagentur visavis-translation, haben uns das Vertrauen unserer Kunden und Geschäftspartner im Laufe der langjährigen Zusammenarbeit durch Gewissenhaftigkeit, hohes Engagement und Beständigkeit erarbeitet.

Einen besonderen Anteil verdanken wir unserem umfassenden Netzwerk an exzellenten Fachübersetzern, Lektoren und Werbetextern. Durch ihre präzise Arbeitsweise und ihr Know-how entstehen erstklassige Übersetzungen für einen erfolgreichen Auftritt auf dem Weltmarkt. Doch der gesamte Entstehungsprozess eines Übersetzungsauftrages bedarf weitaus mehr als nur der reinen Übersetzung. Es verlangt ein lückenloses Qualitäts- und Projektmanagement, um bei einer Vielzahl von Übersetzern und unterschiedlichsten Anforderungen nicht den Überblick zu verlieren.

Um Ihnen einen Einblick über die Vorgehensweise unserer Übersetzungsagentur verschaffen zu können, sehen Sie nachfolgend den gesamten Ablauf eines Übersetzungsprozesses, welcher grundsätzlich immer nach der gleichen Vorgehensweise abgewickelt wird – unabhängig von Art, Fachgebiet oder Sprachkombination. Von „A“ – wie Anfrage, bis „Z“ – wie Zustellung Ihrer fertigen Übersetzung.

1. Bei einer Anfrage über unser Website-Formular oder per E-Mail gleicht unser Projektmanager (PM) die Anforderungsdetails sowie die mitgelieferten Dateien auf Anzahl, Umfang, Dateiformat, Terminologie und eventuelle Zeichenbeschränkungen ab und nimmt im Zweifelsfall direkt telefonischen Kontakt zu Ihnen auf.
2. Im folgenden Schritt unterzieht unser (PM) alle zur Übersetzung vorgesehenen Dateien einer genaueren Analyse, um auf deren Grundlage ein aussagekräftiges Briefing für unsere Übersetzer erstellen zu können. Etwaige Unterschiede in der Formatierung, nicht editierbare Grafiken oder fehlende Textelemente können in diesem Schritt sofort ausgemacht und mit dem Kunden direkt besprochen werden.
3. Sobald wir alle nötigen Informationen für eine Übersetzung gesammelt haben, gehen wir in die Angebotserstellung. Hierfür prüfen wir unsere über die Jahre gewachsene und akribisch gepflegte Datenbank mit berufserfahrenen Fachübersetzern, Lektoren und Textern, in dem wir die geeignetsten Spezialisten kontaktieren und den Ablauf sowie die effektive Bearbeitungsdauer für das jeweilige Projekt kalkulieren. Auf dieser Grundlage erstellen wir Ihr individuelles Übersetzungs-Angebot, welches wir im Regelfall schon nach wenigen Stunden per E-Mail versenden.
4. Haben Sie unserem Angebot schriftlich zugestimmt und uns mit der Übersetzung beauftragt, laden wir die Dokumente zur Übersetzung in unser Translation Management System (TMS), um kundenspezifische Segmente in mehrsprachigen Datenbanken erfassen und bearbeiten zu können. Durch die konstante Nutzung unseres (TMS), sorgen wir für die nötige Konsistenz und eine gleichbleibend hohe Qualität unserer Übersetzungen. Auch der Einsatz von mehreren Übersetzern in unterschiedlichen Sprachkombinationen kann im Bedarfsfall über unser (TMS) ermöglicht werden. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist, dass im Laufe der Zeit nicht nur die Geschwindigkeit erhöht wird, in der Übersetzungen bearbeitet werden, sondern auch eine Kostenersparnis erzeugt wird, da sich die Terminologie-Datenbank mit jedem übereinstimmenden Übersetzungsprojekt füllt und mit der Zeit immer weniger neue Wörter übersetzt werden müssen.
5. Alle kundenspezifischen Merkmale sind nun erfasst und der Übersetzungsauftrag wurde vollautomatisch an den oder die ausgewählten Übersetzer oder Lektoren weitergeleitet. Unsere Übersetzer können sofort mit der Arbeit beginnen.
6. In besonders erklärungsbedürftigen Fällen kontaktiert der (PM) die zuständigen Übersetzer nochmals per Telefon, um etwaige projektbezogene Details besprechen zu können.
7. Von diesem Moment an steht Ihr (PM) in direktem Kontakt zu Ihnen und informiert Sie über den aktuellen Status Ihrer Übersetzung. Der (PM) sorgt dazu für die Klärung von Fragen, die während des Übersetzungsprozesses auf der Übersetzer- oder Kundenseite entstanden sind. Sollten nachträgliche Anpassungswünsche oder zusätzliche Textpassagen bei uns eingehen, werden wir unsere Übersetzer umgehend darüber informieren und eine weitere Bearbeitung einleiten.
8. Nun wird der übersetzte Inhalt nach Fertigstellung der Übersetzung automatisiert an die Korrekturstufe versendet und im Falle von Rückfragen oder Unklarheiten zwischen beiden Instanzen so oft hin und her geschickt, bis die endgültige Fassung Ihrer Übersetzung zur Auslieferung freigegeben wird. Der (PM) sieht über die Statusanzeige, ob die Übersetzung fertiggestellt wurde und zum herunterladen bereit steht. Nach dem herunterladen des oder der Dokumente überprüft der (PM) alles erneut auf Anzahl, Layout, Formatierung, Konsistenz, Seitenzahlen, Dateinamen und vergleicht das Übersetzungsergebnis mit dem Ausgangstext und den kundenspezifischen Anforderungen.
9. Termingetreu findet die Auslieferung der Übersetzung an den Kunden über den von ihm gewünschten Übermittlungsweg statt. Insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Werbeagenturen kommt es nach diesem Schritt häufig noch zu letzten Anpassungen, die durch die Rücksprache mit Textern und weiteren involvierten Personen veranlasst werden. In diesem Fall leiten wir gern einen weiteren Durchlauf der Übersetzung ein, bis alles im Sinne des Kunden umgesetzt wurde.
10. Das Projekt ist nun am letzten Durchführungsschritt der Übersetzung angelangt und bedarf einer schriftlichen, per Mail versandten Empfangsbestätigung vom Kunden an den (PM), auf die unsere Buchhaltung zum offiziellen Abschluss des Projektes eine Rechnung erstellt und versendet.

Für die Sicherheit Ihrer Daten ist ebenfalls gesorgt!

Alle Übersetzer und am Übersetzungsprozess beteiligten Mitarbeiter unserer Übersetzungsagentur unterliegen einer internen Geheimhaltungsverfügung. Auf diese Weise gehen wir sicher, dass wirklich nur Sie und wir über die Inhalte Ihrer übersetzten Dokumente informiert sind. Darüber hinaus findet jeder Datentransfer über unsere eigene Infrastruktur statt oder wird zusätzlich durch ein SSL-Zertifikat verschlüsselt. Im Bedarfsfall unterzeichnen wir Ihnen natürlich auch gern eine separate Vertraulichkeitsvereinbarung.